Esistono strumenti per gestire un ufficio totalmente online?

Ovviamente si!

Come forse avrai già sentito, siamo nell’era del lavoro online, lavoro da remoto, smart working o in qualunque modo tu voglia chiamarlo … ma il senso lo avrai capito, lavorare da ovunque sul pc rendendosi indipendenti dall’ufficio.




Oggi un/a  imprenditore/trice non ha più bisogno di vivere relegato/a in ufficio insieme ai suoi dipendenti, questo anche grazie alla nascita di nuove professioni come l’assistente virtuale, di cui parleremo in un altro articolo.

Per fare questo però bisogna conoscere bene gli strumenti necessari, che non sono gli stessi che si usavano nell’ufficio tradizionale. L’ufficio tradizionale era offline, l‘ufficio di oggi è online, completamente.

In questo articolo cercherò di darti una panoramica degli strumenti più utilizzati per gestire un attività online, completamente in cloud.

Qualunque tipo di attività tu debba gestire una buona parte di lavoro, se non tutta, si può gestire online, permettendoci di lavorare da remoto da qualsiasi parte del mondo.

Fatturazione

 

Fatture in Cloud

 

La contabilità può essere gestita da un ottimo strumento: fatture in cloud.

Fatture in Cloud è un software di fatturazione e gestionale online. Con questo strumento di fatturazione online hai tutto il necessario per la gestione aziendale della tua impresa ovunque ti trovi: online dal tuo computer oppure da smartphone, tablet Android e iOS.

Inoltre questo software si collega direttamente al tuo commercialista, così si evita tutta la burocrazia relativa alla consegna dei documenti. Ovviamente bisogna scegliere un commercialista che usa questo software e lo si può trovare all’interno di fatture in cloud tramite la funzione di ricerca.

Questo software è molto usato soprattutto da professionisti, freelance e commercialisti ma anche da piccole imprese.

Ecco alcune funzionalità di questo fantastico strumento per gestire la fatturazione online:

  • Fatturazione
  • Fatturazione elettronica
  • Acquisti
  • Prima nota e pagamenti
  • Gestione magazzino
  • Scadenziario
  • Analisi dei Dati
  • Commercialista

Questo software offre una prova gratuita di 30 giorni e 3 opzioni di abbonamento:

  1. standard 5€/mese
  2. Premium 12€/mese
  3. Premium Plus 15€/mese

 

Gestione password

 

Lastpass

 

Lastpass è un ottimo strumento gratuito per non perdere più nessuna password, tua o dei tuoi clienti. Questo strumento offre anche la condivisione  con i collaboratori ma senza mostrare loro la password. Ti permette di creare delle cartelle per suddividere le varie password, per esempio puoi suddividerle in:

  • Mail
  • Siti Web
  • Siti Web clienti

Ecc… in base alle tue necessità.

Ci sono anche le versioni premium se vuoi sfruttare al massimo questo ottimo strumento.

Da quando uso questo tool, la mia vita è cambiata. Niente più agendine piene di password mie e dei miei clienti. Ora posso stare tranquilla, non ho più paura di perdere o dimenticare le password, e le posso condividere con chi voglio, temporaneamente, senza renderle visibili

 

Gestione del lavoro e dei collaboratori

 

Trello

 

Trello è un tool per il Project Maanagement che ti permette di strutturare il lavoro in bacheche che puoi condividere con i tuoi collaboratori da remoto.

Trello ti consente di lavorare da remoto con il tuo Team di collaboratori, oppure semplicemente di organizzare il tuo lavoro da freelance in modo creativo e flessibile.

Il workspace di Trello si divide in bacheche.

Puoi creare più bacheche a seconda del progetto e del team di lavoro. Le bacheche contengono le liste, le quali sono formate da schede: questa struttura ad albero consente di avere una organizzazione molto semplice del lavoro, ma al contempo permette di tenere traccia di ogni singolo elemento.

Questo strumento si può collegare alla tua mail e al tuo spazio google drive e ha tante altre funzioni da scoprire.

Trello si può usare nella sua versione gratuita e nelle sue versioni premium.

Personalmente io lo uso tutti i giorni, sia per i miei progetti personali o di lavoro che con i miei collaboratori per progetti che coinvolgono anche loro. Si possono creare tanti progetti diversi decidendo chi può partecipare e vedere la bacheca formando dei team di lavoro. Fantastico.

 

Asana

 

Asana, come Trello, è un Tool per il project Management, ed è uno dei più conosciuti.

Asana è basilare e semplice da usare per la  gestione di compiti / progetti. Si tratta di una piattaforma di gestione delle attività che può anche sostituire tutte le moderne comunicazioni odierne (e sostituire l’e-mail, ad esempio).

Alcune funzionalità:

Compiti. La semplice interfaccia utente di Asana ti consente di organizzare le attività in tre gruppi: Oggi, Prossimi e Più tardi.

Organizzazioni, team e aree di lavoro. Queste sono le divisioni principali all’interno di Asana. Gli spazi di lavoro sono per le persone che si registrano con il proprio indirizzo email personale  Le organizzazioni, d’altra parte, sono create per le persone che si iscrivono con un’e-mail aziendale. Ogni organizzazione viene quindi suddivisa in squadre separate.

Sezioni. Utilizzato per raggruppare singole attività in un progetto. Diventando creativi, puoi dividere le attività in vari modi. Alcuni dei più popolari sono i bug tracking e i report di stato. Ma potresti facilmente dividere i compiti per progetto, scopo o tema. Più i compiti sono divisi, meglio è per i team più grandi che cercano di avere una panoramica dei loro compiti.

Modelli. Asana ti consente di utilizzare modelli esistenti o di crearne di nuovi più adatti alle tue esigenze. È possibile creare modelli come elenchi di controllo o questionari per evitare il processo di “parlare con i propri colleghi di cose…”. Vuoi sapere qual è lo stato del progetto di Lucia? Mandale un questionario con domande esatte così non la sentirai più parlare del suo cane 🙂 e non perderai tempo prezioso.
Le caratteristiche di Asana sono orientate alla facilità d’uso.

Rispetto a trello è meno visuale ma permette di segmentare meglio il lavoro.

 

Archiviare e organizzare le idee

 

Evernote

 

Evernote è un’applicazione che ti consente di archiviare e organizzare le tue idee, appunti, ritagli di pagine web che trovi interessanti, indirizzi utili, e-book… In pochi click puoi memorizzare ciò che vuoi in taccuini a tema.

Ricordi quando trovavi qualcosa di interessante sul web e salvavi la pagina o inviavi il link via mail sperando di ritrovarlo? Ecco, Evernote serve per organizzare durante la tua attività quotidiana, tutto ciò che trovi di interessante. In questo modo perdi meno tempo e soprattutto non “perdi per strada” le idee, ma salvi tutto in pochi click in modo organizzato e sensato.

 

Gestione del tempo

 

Toggl

 

Toggl è un Tool che ti permette di tenere traccia del tempo di lavoro. Si avvia semplicemente un timer associato a un task di lavoro. Devi solo avviarlo quando inizi e fermarlo quando finisci. Si può anche integrare a un tool per Project management come Asana o Trello, di cui abbiamo parlato precedentemente. In questo modo sapremo esattamente quanto tempo stiamo dedicando ai vari progetti.

Questo può essere utile sia a livello personale che nel rapporto con i clienti che pagano una tariffa oraria per i tuoi servizi. Con Toggl puoi creare dei Report da inviare ai tuoi clienti in modo professionale.

 

Gestione contenuti del sito web

 

WordPress

WordPress è il CMS più utilizzato al mondo. Ti permette di avere un sito web bello, professionale, efficace e soprattutto ti permette di gestire i contenuti creando una sezione news o Blog da aggiornare regolarmente con nuovi contenuti che ti aiutano ad attirare visitatori e quindi potenziali clienti per la tua attività. Tutto ciò è molto bello e puoi tentare di creare da solo il tuo sito Web ma ovviamente ti sconsiglio di sottovalutare il lavoro di un professionista che può realizzare il tuo sito web in modo professionale sia a livello grafico che strutturale e anche a livello SEO (posizionamento sui motori di ricerca).

A meno che tu non sia un grafico e Web designer ti consiglio di delegare questa attività e di occuparti della parte principale del tuo business delegando il resto a un assistente virtuale.

 

Grafica online

 

Canva

 

Canva è uno strumento eccezionale per i “non grafici”. Ti permette di creare grafiche per il blog e per i social dandoti gia le dimensioni corrette per i vari utilizzi. Puoi creare anche presentazioni, brochure, biglietti da visita e addirittura loghi.

Come ho gia detto prima, parlando di WordPress, ti consiglio di non abusarne. Un conto è creare delle grafiche per i social, un altro conto è creare un logo efficace. Meglio lasciare ai professionisti la creazione del tuo logo e utilizzare strumenti come canva per situazioni meno importanti.

 

Gestione archivio e documenti

 

Google Drive

 

Google Drive è un servizio, in ambiente cloud computing, di memorizzazione e sincronizzazione online introdotto da Google, è un posto sicuro dove archiviare i tuoi documenti suddivisi in cartelle esattamente come sul tuo pc.

Hai presente quando in ufficio condividi in rete le cartelle del tuo pc per rendere accessibile il lavoro a tutti i dipendenti? Google drive da questa possibilità in modo molto semplice, puoi condividere tutte le tue cartelle con chi vuoi, da remoto … in questo modo puoi lavorare online collaborando con il tuo team.

Google Drive si può integrare facilmente al tuo Tool di Project Management come quelli descritti precedentemente ovvero Asana e Trello.

 

E-mail Marketing

 

Mailchimp

strumenti per gestire un unfficio online

Mailchimp è un ottimo strumento per fare e-mail Marketing adatta ai piccoli business. Ci si può iscrivere gratuitamente creando una lista fino a 2000 contatti, sopra questo numero diventa a pagamento. Con una lista fino a 2000 contatti è possibile anche automatizzare gratuitamente una serie di e-mail.

 

Call e riunioni online

 

Skype

ufficio-virtuale

Skype è un software che permette di fare call online e chat gratuite con una o più persone e permette anche di condividere lo schermo.

 

Zoom

riunioni online strumenti

Questo è un altro tool per fare riunioni online, più specifico rispetto a skype.

Zoom permette di:

  • Fare meetings
  • Video Webinar
  • “Camere” private per conferenze
  • Condividere file
  • Condividere lo schermo
  • Registrare video e audio

 

Gestione dei Social

 

Buffer

come gestire diversi profili social

Buffer è un tool, ideato per semplificare la gestione di più profili social.

Dopo l’iscrizione, permette di registrare i tuoi account sulle diverse piattaforme Social, creare diversi post e programmare la loro pubblicazione. La versione free è limitata mentre la versione a pagamento offre molte più funzionalità. Buffer consente di gestire 5 profili gratuitamente.

 

Hootsuite

come gestire diversi account social

Hootsuite, come Buffer, è nato per semplificare la gestione dei Social. Hootsuite è più completo di Buffer, che comunque è un ottimo strumento ed è più facile e intuitivo di Hootsuite. Tutto dipende da che uso ne devi fare. In hootsuite i dati di analisi sono più completi e c’è un ampia gamma di plugin e app, ma nella versione free puoi gestire solo 3 profili.

 

CRM

 

Zoho

 

Zoho è un software, più precisamente un CRM in cloud. Ti permette di gestire tutta l’anagrafica clienti e fornitori, attività e scadenze, trattative di vendita, supporto post-vendita, completamente online.

Zoho è una grande azienda presente in tutto il mondo che sviluppa software in cloud, offre decine di applicazioni web e mobile per aiutare le imprese a diventare più efficienti e a migliorare i propri risultati. Offre funzioni di Front-Office (marketing, commerciale, customer service) e funzioni di Back-Office (gestione risorse umane, project management, amministrazione, collaborazione e comunicazione tra colleghi).




E tu hai già creato il tuo ufficio online? Quali strumenti utilizzi?